Kun suunnittelet toimintaa, muista ottaa huomioon valmistautumisaika. Jopa yksinkertaisin konferenssi viidestä kymmeneen ihmiseen vaatii selkeän organisoinnin ja ajoituksen. Lisäksi osastolla on paljon helpompi työskennellä alustavan suunnitelman kanssa.
Ohjeet
Vaihe 1
Kirjoita toimintasuunnitelma välittömästi vuodelle. Tämän avulla voidaan ensin laskea arvioitu budjetti. Toiseksi työn määrän jakaminen työntekijöiden kesken. Kolmanneksi, jos aiot houkutella sponsoreita, lähetät heille välittömästi täydellisen luettelon, jotta he voivat valita tarjouksen mieleisekseen.
Vaihe 2
Jaa aktiviteettisuunnitelmasi kuukausittain. Kirjoita ensin vuotuiseen, pysyvään. Sitten uusia, joita ei ole pidetty aiemmin. Parempi tehdä taulukko Excelissä. Näin voit muokata suunnitelmaa uusien tarjousten lisäämisen yhteydessä.
Vaihe 3
Tee taulukosta seitsemän saraketta ja niin monta riviä kuin ajoitettuja tapahtumia on. Ensimmäinen sarake on järjestysnumero. Määritä se yksinkertaisesti Ei. Toinen on tapahtuman nimi. Kolmas on tapahtuman päivämäärä. Neljäs on kuvaus. Viides on budjetti. Kuudes on organisaatiosta vastaavan johtajan nimi ja sukunimi. Seitsemäs on muistiinpanoja. Täällä kirjoitat kaikki hyödylliset tiedot, joita et ole katsonut edellisissä soluissa.
Vaihe 4
Neljäs sarake "Kuvaus" vaatii salauksen purkamisen. Sijoita tapahtuman suunnitelma. Kuinka monta vierasta kutsutaan. Se on buffetpöytä tai juhla. Ilmoita paikka (kokoushuone, ravintola, hotellin aula). Kirjoita mitä yrityksiä voidaan houkutella sponsoreiksi. Mikä on tapahtuman tarkoitus. Pitääkö minun tilata matkamuistoja ja kutsuja etukäteen. Kaikki tämä auttaa tapahtuman järjestämisessä ja johdon hyväksynnässä.
