Jokainen vakava tapahtuma vaatii vähintään vähän suunnittelua. Lastenjuhlan, valmistuneiden kokouksen illan tai ystävällisen juhlan järjestämiseksi sinun on käytettävä aikaa budjetointiin, tilojen valitsemiseen ja valmisteluun, pelien ja kilpailujen miettimiseen. Mitä huolellisempi suunnittelu toteutat, sitä tehokkaampi ja ikimuistoisempi tapahtuma on.
Ohjeet
Vaihe 1
Aseta itsellesi selkeät ja ytimekkäät tavoitteet. Sinun täytyy kuvitella kenelle ja miksi tapahtuma pidetään. Ensimmäinen tavoitteiden lohko liittyy siihen, mitä haluat saavuttaa. Se määräytyy suurelta osin tapahtuman yleisen suunnan mukaan. Ajattele myös osallistujiin liittyviä tavoitteita: mitä heidän on tehtävä, mitä tehtäviä on tehtävä ja niin edelleen. Turhasta tapaamisesta voi tulla harmaa ja tylsä harrastus.
Vaihe 2
Muodosta joukkue, joka ottaa vastuun tapahtuman järjestämisestä. Jaa toiminnot järjestäjien kesken. Joku vastaa tilojen valinnasta ja suunnittelusta. Toisten on hankittava tarvittavat materiaalit, päivittäistavarat ja muut tarvikkeet. Jos suunnittelet ystävällistä juhlaa, tarvitset todennäköisesti au pairin.
Vaihe 3
Ajattele tapahtuman muoto ja noudata tiukasti hyväksyttyä muotoa. Se voi olla kotiyritysten seminaari, yritysjuhlat, luokkatovereiden tapaaminen, uudenvuoden tai lasten juhlat. Jokainen lomake vaatii erillisen valmistelun ja hyvin harkitun osallistujien kokoonpanon. Tapahtuman kävijöiden tulisi olla tietoisia siitä, mitä heitä odottaa kokouksessa. Osallistujia ei pidä pettää.
Vaihe 4
Tee kustannusarvio. Sisällytä luetteloon tilojen vuokraamisesta, lisävarusteiden, ruoan ostamisesta ja kolmansien osapuolten palveluista maksamisesta aiheutuvat kustannukset. Harkitse tapahtuman rahoituslähdettä. Yksinkertaisimmassa tapauksessa ratkaisu voi olla kunkin osanottajan oma pääoma. Lippujen myynti tai arpajaisten järjestäminen auttaa maksamaan takaisin vakavamman kokouksen.
Vaihe 5
Kehitä tapahtumaohjelma. Luettelo järjestäjien, esittäjien ja osallistujien vaiheista. Hyvin harkittu komentosarja säästää sinua hankalista taukoista, kiinnittämisestä ja muista väärinkäsityksistä.
Vaihe 6
Valmistele kutsut osallistujille. Tässä vaiheessa sinun pitäisi tietää tarkalleen tapahtuman päivämäärä, aika ja paikka. Viralliset tapahtumat edellyttävät kirjallista kutsua etukäteen. Vähemmän merkittävissä tapahtumissa voi olla tarpeeksi kutsua luettelossa olevat vieraat. On suositeltavaa tehdä tämä muutama päivä ennen tapahtumaa, jotta jokaisella on aikaa tehdä muutoksia ammatillisiin ja henkilökohtaisiin suunnitelmiinsa.
